Merangkum Buku Manajemen Proyek

Untuk memenuhi Tugas dengan mata kuliah manajemen proyek dan resiko saya disuruh untuk merangkum sebuah buku dengan Identitas buku sebagai berikut :

Judul buku               :  Manajemen Proyek :

                                 Konsep dan Implementasi 

Penulis                     : Budi Santosa

Penerbit                   : Graha Ilmu

Adapun bab-bab yang disuruh untuk merangkum yaitu Bab 1, Bab 2, Bab 3, Bab 5, Bab 6, Bab 9, Bab 12, Bab 13. berikut rangkumannya :

BAB I

Konsep dan Pengertian

Dari bab ini yang dapat saya rangkum adalah sebagai berikut :

1.      Proyek adalah sebuah rangkaian aktifitas unik yang saling terkait untuk mencapai suatu hasil tertentu dan dilakukan dalam periode waktu tertentu.

2.      Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan (knowledges), Keterampilan (skills), alat (tools) dan teknik (techniques) dalam aktifitas-aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek. Manajemen proyek dilaksanakan melalui aplikasi dan integrasi tahapan proses manajeman proyek yaitu initiating, planning, executing, monitoring dan controlling serta akhirnya closing keseluruhan proses proyek tersebut.

3.      Ada bermacam-macam timbulnya ide proyek, sebagai berikut :

a.       Dari Klien langsung ke Konsultan/kontraktor

b.      Karena ada tawaran dana

c.       Lewat proses lelang

d.      Dari dalam perusahaan sendiri

e.       Melalui penawaran

4.      Keberhasilan manajemen proyek bisa dikatakan sukses jika memenuhi syarat berikut:

a.       Dalam waktu yang dialokasikan

b.      Dalam biaya yang dianggarkan

c.       Pada performansi atau spesifikasi yang ditentukan

d.      Diterima kustomer

e.       Dengan perubahan lingkup pekerjaan minimum yang disetujui

f.       Tanpa mengganggu aliran pekerjaan utama organisasi

g.      Tanpa merubah budaya(positif) perusahaan

5.      Ukuran proyek bisa dilihat dari :

a.       Jumlah kegiatan

b.      Besarnya biaya

c.       Jumlah tenaga kerja

d.      Waktu yang diperlukan

6.      Stakeholder suatu proyek adalah pihak-pihak, individu ataupun organisasi yang secara aktif terlibat dalam proyek atau yang mempunyai interest yang terpengaruh, baik postif maupun negatif atas terlaksananya proyek.

BAB II

Siklus Hidup Proyek

Dari baba ini yang dapat saya rangkum ialah, sebagai berikut :

1.      Di sebuah proyek sangat membutuhkan cara manajemen yang baik. manajemen di perlukan di karenakan proyek pasti akan berkembang dan memiliki tahapan-tahapan tertentu pada perkembangannya. Ada 6 tahapan siklus untuk perkembangan produksi sebagai berikut :

a.       Riset dan Pengembangan (R&D) : Yaitu tahap produk yang ingin dipasarkan dengan masyarakat dan menentukan pembuatan model dan desain untuk produk tersebut.

b.      Pengenalan Pasar : Yaitu kita mendistribusikan produk tersebut dan melihat tanggapan masyarakat.

c.       Tumbuh : Yaitu adanya peningkatan pembelian produk tersebut oleh masyarakat.

d.      Matang : Yaitu produk sudah mecapai batas maksimal dan Perusahaan menjaga agar batas tersebut berlangsung lama karena sudah tidak bisa penambahan produk tersebut.

e.       Penurunan : Setelah tahap matang berakhir, maka penjualan produk akan menurun.

f.       Mati : Ini merupakan tahapan terkahir karena sudak tidak ada lagi masyarakat yang beli produk tersebut dan produk tersebut sudah tidak diproduksi kembali.

2.      Ada 4 tahapan proyek sebagai berikut :

a.        Tahap Konsepsi : Pada tahapan ini terbagi menjadi dua bagian yaitu : Inisiasi Proyek dan Kelayakan Proyek. Inisiasi proyek adalah sebagai titik lahirnya suatu ide proyek. Lahirnya ide proyek ada karena adanya masalah,dan dengan masalah itu kita mulai mencari solusi untuk menyelesaikannya. Sedangkan kelayakan proyek adalah proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi secara lebih detail apakah penyelesaian masalah itu cukup menguntungkan secara ekonomis dan bermanfaat.

b.      Tahap Perencanaan : Tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputi kegiatan: penyiapan rencana proyek secara detail dan penentuan spesifikasi proyek secara rinci. Isi rencana proyek biasanya terdiri dari:

      1. Jadwal pekerjaan .

      2. Anggaran dan sistem pengendalian biaya.

      3. Work Breakdown Structure secara rinci.

     4. Bagian-bagian yang berisiko tinggi dan cukup sulit dan rencana tentang      pengatasan kemungkinan-kemungkinan yang akan muncul.

      5. Rencana sumberdaya manusia dan pemakaian sumberdaya lain.

      6. Rencana pengujian hasil  proyek.

      7. Rencana dokumentasi.

      8. Rencana peninjauan pekerjaan.

      9. Rencana pelaksanaan hasil proyek.

c.       Tahap Eksekusi : Tahap ini campur tangan user sudah sangat kecil, pengambilan keputusan lebih banyak di tangan pelaksana proyek.

d.      Tahap Operasi : Proyek dianggap selesai jika pelaksana proyek telah memberikan kepada user. Setelah itu user menjalankan proyek tersebut.

BAB III

Siklus Hidup Proyek

Dari bab ini yang dapat saya rangkum ialah sebagai berikut :

1.      Secara umum terdapat berberapa struktur penyusunan organisasi yaitu : berdasarkan produk, berdasarkan lokasi, berdasarkan proses, berdasarkan pelanggan, berdasarkan fungsi.

2.      Organisasi proyek sebagai Fungsional.

Organisasi fungsional membagi departemennya berdasarkan fungsi-fungsi yang dilakukan bagian yang ada. Di sini kita mengenal fungsi pemasaran, fungsi personalia, fungsi produksi, fungsi keuangan dan sebagainya, bergantung pada kebutuhan perusahaan untuk menangani pekerjaannya.

Kelebihan organisasi fungsional :

a.       Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan.

b.        Orang-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banyak proyek yang berbeda.

c.          Orang-orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkan dalam satu grup untuk membagikan pengetahuan dan pengalaman yang mereka punya dalam menyelesaikan sebuah masalah.

d.        Divisi fungsional bisa menjadi pokok kelangsungan teknologi bila ada seseorang yang keluar dari proyek atau sebuah organisasi.

e.         Divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir kedepan yang baik bagi mereka yang mempunyai keahlian tertentu.

Kelemahan dari Organisasi Fungsional :

a.       Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan orang-orang yang terlibat proyek.

b.       Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas- aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya.

c.        Dalam proyek yang diorganisasi secara fungsional ini tidak ada individu yang diberi tanggung jawab  penuh untuk mengurus proyek.

3.      Organisasi Proyek Murni adalah organisasi yang ada dalam staf teknis, administrasi yang terpisah dan ikatan dengan organisasi induk hanya dalam bentuk laporan kemajuan atau kegagalan secara periodik. Organisasi ini mengerjakan tugas administrasi, keuangan, personalia dan prosedur kontrol secara detail. 

Organisasi Matriks Merupakan gabungan dari organisasi proyek fungsional dan murni. Organisasi matriks adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk.

BAB V

Perencanaan Proyek

Dari bab ini yang dapat saya rangkum adalah sebagai berikut :

1.      Penentuan apa yang akan dikerjakan ini merupakan fungsi dari perencanaan(planning). Perencanaan merupakan hal sangat penting dalam manajemen proyek.

2.      Alasan-Alasan yang mendasari perencanaan, sebagai berikut :

a. untuk menghilangkan dan mengurangi ketidakpastian

b. untuk memperbaiki efisiensi operasi

c. untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan proyek

c. untuk memberikan dasar bagi pekerjaan monitoring dan pengendalian

3.      Tahap-Tahap Perencanaan Proyek setelah kontrak proyek ditandatangani, maka pekerjaan proyek harus memberi wewenang dengan melakukan perancanaan, berikut langkah-langkah perencanaannya :

a. Penentuan Tujuan-tujuan royek dan kebutuhan-kebutuhannya.

b. Pekerjaan-pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek haruslah diuraikan dan didaftar.

c. Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen-departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer-manajer yang bertanggung jawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.

d. Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan dibuat, yang memperlihatkan waktu tiap aktivitas,  waktu mulai dan batas selesai serta milestone.

e. Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang dibutuhkan dipersiapkan.

f. Estimasi mengenai waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek.

4.      Rencana Induk Proyek

Tujuan pembuatan rencana adalah untuk memberikan petunjuk kepada manajer dan tim proyek selama siklus hidup proyek, untuk memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang diperlukan, kapan dan berapa besar biaya yang dikeluarkan, dan memungkinkan mereka mengukur kemajuan yang telah dibuat dan keterlambatan yang terjadi, selanjutnya apa yang perlu dilakukan untuk mengejar ketertinggalan itu.

Rencana induk proyek berisi :

a. deskripsi proyek : mendeskripsikan asal-usul dan latar belakang lahirnya proyek.

b. Manajemen dan organisasi : mengenai orrganisasi dan porsonel yang dibutuhkan. Yang isinya meliputi : manajemen proyek dan organisasi, kebutuhan orang, training dan pengembangan.

c. bagian teknis : mengenai aktivitas utama proyek, waktu, dan biaya. Yang termasuk dalam bagian ini adalah : rincian pekerjaan, jadwal proyek, anggaran dan dukungan keuangan, testing, dokumentasi, implementasi, recana peninjauan pekerjaan, justifikasi ekonomi.

5.      Alat-Alat perencanaan yang digunakan dalam perencanaan ialah :

 a. Work breakdown structure (WBS) : menguraikan  pekerjaan proyek menjadi pekerjaan-pekerjaan kecil yang secara operasional mudah dilaksanakan.

b. Matriks Tanggung jawab : untuk menentukan organisasi proyek, orang-orang kunci dan tanggung jawabnya.

c. Gantt charts : untuk menunjukkan jadwal induk proyek dan jadwal pekerjaan secara detail.

d. jaringan kerja : untuk memperlihatkan urutan pekerjaan, kapan dimulai dan kapan selesai proyeknya.

BAB VI

Penjadwalan Proyek

Yang saya rangkum dari bab ini adalah sebagai berikut :

1.      Diagram perencanaan dan penjadwalan

Yang pertam dikembangkan dalam perencanaan dan penjadwalan adalah Gantt charts. Dimana gantt charts memperlihatkan hubungan antara aktivitas dan waktu pengerjaannya.

Berikut tabel Gantt Charts proyek perancangan dan implementasi SPC(statitical process control) :

 
 

1.      Project Evaluation and Review Technique(PERT) : metode ini pertama kali digunakan dalam sistem Rudal Polaris di Angkatan Laut Amerika Serikat. PERT digunakan untuk proyek-proyek yang baru dilaksanakan untuk pertama kali, dimana estimasi waktu lebih ditekankan dari pada biayanya.

2.      Ciri utama PERT adalah adanya tiga perkiraan waktu  :

a.  waktu optimis : waktu minimum dalam suatu kegiatan, dimana segala sesuatu akan berjalan baik, sangat kecil kemungkinan kegiatan selesai sebelum waktu ini.

b.  waktu paling mungkin : waktu norml untuk menyelesaikan kegiatan. Waktu ini paling sering terjadi seandainya kegiatannya bisa diulang.

c.  waktu pesimis : waktu maksiml yang diperlukan suatu kegiatan, situasi ini terjadi bila nasib buruk terjadi.

BAB IX

Pengendalian Proyek

Berikut rangkuman bab 9 :

1.      Proses pengendalian proyek ini adalah hal yang sangat penting, dimana rencana yang bagus tanpa dibarengin dengan pengendalian yang sangat baik sangat mungkin tidak akan menghasilkan output yang bagus dalam hal jadwal, biaya, dan performansi.

2.      Perbedaan antara perencanaan dan pengendalian, sebagai berikut

a. perencanaan berkonsentrasi pada :

- penetapan arah dan tujuan

- pengalokasian sumber daya

- pengatispasian masalah

- pemberian motivasi kepada para partisipan untuk mencapai tujuan.

b. pengendalian berkonsentrai pada :

- pengendalian pekerjaan kearah tujuan

- penggunaan secara efektif sumberdaya yang ada

- perbaikan/koreksi masalah

- pemberian imbalan pencapaian tujuan

3.      Langkah-langkah dalam pengendalian yaitu:

a. menentukan standar performansi sesuatu yang akan dikendalikan. Standar ini bisa berupa spesifikasi teknik, biaya yang dianggarkan, jadwal, dan kebutuhan sumberdaya.

b. membandingkan antara performansi aktual dan performansi standar hasil pekerjaan dan pengeluaran yang sudah terjadi dibandingkan dengan jadwal, biaya dan spesifikasi performansi yang direncanakan.

c. melakukan tindakan koreksi, bila performansi aktual secara segnifikan menyimpang dari yang direncanakan tindakan koreksi perlu dilakukan. Tindakan koreksi bisa berupa perubahan pekerjaan, standar dan rencana diubah atau penambah sumberdaya.

4.      Pengendalian internal & eksternal. Pendalian internal mengacu pada tindakan pengendalian yang didasarkan pada standar yang berasal dari sistem kontraknya. Sedangkan pengendalian eksternal didasarkan pada prosedur tambahan yang ditetapkan oleh pihak klien atau user.

   

Pengendalian tradisional : pengukuran performasi pekerjaan yang didasarkan pada perbandingan biaya yang dianggarkan dengan biaya aktual.

BAB XII

Mengelolah Konflik Dalam Proyek

Rangkuman dari bab 12 adalah sebagai berikut :

1.      Munculnya konflik biasanyadidasari dalam adanya perbedaan opini, apalagi untuk organisasi proyek yang sering dibentuk jika ada proyek aru.

2.      Manfaat adanya konflik antara lain :

a. bisa menghasilkan ide baru yang lebih baik

b. memacu orang untuk menemukan pendekatan-pendekatan baru dalam menyelesaikan masalah

c. memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepkatan tentang adanya masalah tersebut.

d. memacu orang untuk menjelaskan pandangannya

e. menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreatifitas seseorang

f. memberikan kesempatan kepada seseorang untuk menguji kapasitas kemampuannya.

3.       Sumber-sumber konflik yang sering muncul dalam pelaksanaan proyek :

a. penjadwalan proyek

b. prioritas proyek

c. alokasi tenaga kerja

d. masalah teknis

e. prosedur administrasi

f. perbedaan inter personal

g. biaya

h. peralatan dan fasilitas

4.      Ada beberapa Pemecah konfilk sebagai berikut :

a. konfontrasi : menghadapi masalah konflik secara langsung.

b. kompromi : dengan kompromi diharapkan semua pihak akan mendapat tingkat kepuasan tertentu.

c. mengurangi tingkat kepentingan ketidaksepakatan/akomudasi : cara ini dilakukan dengan menganggap ketidaksepakatan yang terjadi tidak pernah ada, berusaha untuk mengecilkan perbedaan yang ada dan menekankan kepentingan yang sama, sebelum ketidaksepakatan ini keluar dari proporsi yang seharusnya.

d. menggunakan kekusaan : cara pengatasan konflik dengan menggunakan kekuasaan sehingga terjadi kondisi menang-kalah.

e. Menghindar :  cara ini dianggap sebagai solusi sementara untuk sebuah persoalan konflik.

BAB XIII

Manajemen Resiko Proyek

Dalam bab ini yang saya rangkum adalah sebagai berikut :

1.      Resiko merupakan kombinasi dari probabilitas suatu kejadian dan konsekuensi dari kejadian tersebut, dengan tidak menutup kemungkinan bahwa ada lebih dari satu konsekuensi untuk satu kejadian, dan konsekuensi bisa merupakan hal yang positif maupun negatif.

2.      Manajemen Resiko pada dasarnya adalah proses menyeluruh yang dilengkapi dengan alat, teknik, dan sains yang diperlukan untuk mengenali, mengukur, dan mengelola risiko secara lebih transparan.

3.      Risiko proyek (project risk) adalah suatu peristiwa (event) atau kondisi yang tidak pasti (uncertaint), jika terjadi mempunyai pengaruh positif  maupun negatif pada tujuan proyek. Sua tu risiko mempunyai penyebab, dan jika terjadi, membawa konsekuensi atau impak.

4.      Toleransi terhadap resiko

 Ada beberapa perilaku orang, individu atau tim dalam menghadapi resiko. Ada 3 tipenya dalam menghadapi resiko tersebut :

a. penghindar resiko (risk avoider)

b. netral

c. pencari resiko

5.      Proses yang dilalui dalam manajemen resiko ialah :

a. perencanaan manajemen resiko

b. identifikasi resiko

c. analisis resiko kualitatif

d. analisis resiko kuantitatif

e. perencanaan respon resiko

f. pengendalian dan monitoring resiko

DAFTAR PUSTAKA

Budi Santosa, 2009, Manajemen Proyek : Konsep dan Implementasi, Yogyakarta : Graha Ilmu

Nama : Reky Frans

Kelas  : 3kb07

NPM.  : 25115738